DebConf15/Germany/VenueScouting/Anschreiben

Subject: Konferenz mit 400 Teilnehmern im Sommer 2015

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir organisieren jährlich eine Konferenz für 300–400 Teilnehmer und sind in der Vorbereitung für die Organisation der Konferenz in 2015 auf Ihren Veranstaltungsort aufmerksam geworden.

Die Konferenz dreht sich um das freie Betriebssystem "Debian". Unter http://debconf.org können Sie sich einen ersten Eindruck beschaffen.

Jedes Jahr bewerben sich mehrere Teams um das "Privileg", die Konferenz in ihrem Land zu organisieren. Bislang fand diese Konferenz 13 mal und jedes Mal in verschiedenen Ländern statt, zuletzt in Extremadura, New York, Banja Luka, Nicaragua, Neuchâtel, und 2014 in Portland, USA.

Ich schreibe Ihnen heute als Mitglied eines solchen Teams, das diese Konferenz 2015 gerne nach Deutschland holen würde. Hierfür suchen wir nun den geeigneten Ort, mit dem wir die Jury überzeugen können.

Der ideale Veranstaltungsort

• beherbergt ca. 350 Leute (ggf. in Verbindung mit anderen Unterkünften inkl. Hotels in unmittelbarer Umgebung, sowie Zeltplätzen),
• bietet Räumlichkeiten für Vorträge (2 Räume à 150–200 und 100–150 Leute) und mehrere kleine Räume für Besprechungen, sowie zur Nutzung als Arbeitsräume mit entsprechenden Tischen und Bestuhlung
• Freiraum für soziale Interaktion,
• ggf. Sport,
• sowie die Infrastruktur für die Verpflegung von 400 Leuten.

• Wir benötigen einen verläßlichen Internet-Anschluß,
• das Gelände sollte sowohl rollstuhl- wie auch kinderfreundlich sein,
• An-/Abreise sollten sich nicht zu kompliziert gestalten
• und Hotels (für anspruchsvolle Gäste), sowie Einkaufsmöglichkeiten in Laufdistanz wären von großem Vorteil.

Sind wir mit diesen Anforderungen bei Ihnen an der richtigen Adresse?

Ich würde mich sehr über Ihre positive Antwort freuen und verbleibe — gespannt — mit den besten Grüßen,

Ihr Martin Krafft