DebConf15/Germany/Minutes/2013-09-05

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Start time
2013-09-05 20:00 CEST
Location
irc://irc.oftc.net/#debconf15-germany

Contents

[edit] Agenda

  • Venue scouting: status and further procedure
  • Possible dates (e.g. coordination with CCC Camp, etc.)

[edit] Protokoll

Schriftfuehrer: RichiH

[edit] Anwesend

  • azeem
  • azeemobil
  • conny
  • cts_
  • Ganneff
  • jmux
  • madduck
  • nattie
  • _rene_
  • rhalina
  • RichiH
  • tokkee
  • waldi
  • Zugdroid
  • Zugschlus


[edit] Venues

  • Wir versuchen bis Dezember 1+1 venues zu haben (oder mehrere Backups)
  • Es gibt Bedenken, ob wir wenn erst im Fruehjahr 2014 entschieden wird wir dann auch noch Platz fuer 2015 buchen koennen
    • "Ist halt so"
  • Es soll nen Role Account geben, wahrscheinlich debconf15-germany@dc.n
  • Oeffentliche Anreise "ab Flughafen" nach Moeglichkeit unter 2 Stunden
  • DebCamp: wenn irgendwie moeglich: ja
  • schlafen & Venue in einem waere gut

[edit] Timing

  • Wenn wir andere relevante Konferenzen zu aehnlichen Zeiten finden werden die dokumentiert um Ueberschneidungen zu vermeiden
    • madduck versucht beim CCCamp was rauszufinden
  • Gedanken zu Zeitpunkt
    • Unis haben in sememsterferien raeume frei
    • Studentnenwohnheime koennten zu der zeit auch was frei haben
    • Jugendherbegen etc haben zu hauptferienzeit eher wenig frei
    • kongresshotels haben dagegen eher in der nebensaison platzprobleme
  • generell sollten wir mit zeitpunkt bischen warten bis wir ne shortlist haben

[edit] Regionen

  • Wer nimmt welche Regionen?
    • Bayern sind durch madduck & RichiH gut abgedeckt
    • rhalina macht ab Oktober Berlin
    • conny macht "Osten", zB Dresden

[edit] Zeitplanung fuer Auswahl

  • alles was bis ende oktober nicht auf der long list ist faellt durch
    • fuer long list braucht es mindestens eine antwort der venue und paar konkreteren fragen/antworten, i.e. checklist

[edit] Kapazitaet

  • Wir erwarten ~500 Regs und ~400 On Site
    • 350 Betten
    • 150-200 und 50-100 Personen pro Talk Room, im Zweifel aber lieber 2 * 200
    • OverFlow Rooms mit Video waeren gut
    • Nach Moeglichkeit nen Overflow Room fuer vollen Talk Room; idealerweise mit HD Beamer, Sound, und Mikro
    • Mindestens 2 BoF Rooms

[edit] Checklist

[edit] Budget

  • Nach Moeglichkeit Vollpension unter €50 Person/Tag
  • Ab €65 faengt die harte Grenze an

[edit] Naechstes Meeting

  • 26.09. 20:00 CEST
  • Da probieren wir vielleicht meetbot aus
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