DebConf12/Website/Register

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Registration for DebConf12

Registration is free. However, attendees have to pay for accommodation and food by themselves, unless the attendee apply and got sponsorship accepted (Note: there is only a limited amount of money for sponsorship).

To register for DebConf12, follow one of the processes outlined below:

• If you registered for a previous DebConf via Pentabarf, go to https://penta.debconf.org/penta/submission/dc12/person to login. DebConf has used Pentabarf since DebConf7 in 2007.

• If you have not yet registered, you need an account in the conference management system. To register one, go to https://penta.debconf.org/penta/user and create an account. After visiting the activation URL sent to you by email, go to https://penta.debconf.org/penta/submission/dc12/person and log in.

For any questions related to registration read the FAQ or mail to registration@debconf.org. Please see also the travel and visa page for informations on travel and visas.

Registration for DebConf12 will open on 12 April 2012 and the deadline to apply for sponsored food/accommodation (or travel) is 15 May 2012. The Basic registration for the conference (without sponsored food or accommodation) itself will not close.

Cost of attendance

As in the past the conference is free and we try our best to offer food and accommodation sponsorship to everyone who registers before 15 May. We are now also offering two additional options, namely "Professional" and "Corporate". The "Professional" category, USD 650.00, is meant for every individual or company who want to help the conference by paying the costs for their own/their employees stay. The "Corporate" category, USD 1300 (EUR 1000), is for companies who pay their employees' attendance fees.

We encourage everybody to help making DebConf a success by selecting the "Professional" or "Corporate" category.

Attendees that register late (after 15 May will need to pay the "Professional" fee USD 650 / EUR 500) to have accommodation and food provided by the conference.

Registration Instructions

After logging in, please fill in at least the 'General', 'Contact' and 'Travel' tabs reachable through the 'Registration details' button on the bar on the left of the page. Please pay special attention to the 'DebConf' and 'DebCamp' boxes on the 'General' tab. You need to select at least the "I want to attend this conference" checkbox or your registration won't be valid.

Note to users who have a preexisting account: We did our best in making sure you do not have to reenter all your personal data again, just the conference-specific changes. Still, please check your data for incorrect or outdated information.

We suggest that attendees begin making travel arrangements as soon as possible.

There are six categories for registration for DebConf12

• Basic registration, no sponsored food or accommodation includes attendance at the conference. However, you must arrange for accommodations yourself, and pay for your own food on-site.
• Basic registration, want sponsored accommodation is the category which includes sponsored food. You must register for this category by 15 May 2012. In this category, you may still help to cover the cost of your attendance by making a donation towards the cost of accommodation. We will attempt to offer sponsored registration to all interested individuals who request it.
• Basic registration, want sponsored food is the category which includes sponsored food. You must register for this category by 15 May 2012. In this category, you may still help to cover the cost of your attendance by paying for your own food tickets on-site. We will attempt to offer sponsored registration to all interested individuals who request it.
• Basic registration, want sponsored food and accommodation is the category which includes sponsored food and accommodation. You must register for this category by 15 May 2012. In this category, you may still help to cover the cost of your attendance by making a donation towards the cost of accommodation or pay for your own food tickets on-site. We will attempt to offer sponsored registration to all interested individuals who request it.
• Professional registration includes DebConf attendance for the entire week, and one week's worth of food and accommodation in our hotels included. The cost of this registration is USD 650 or €500 (per week). This category will close once we run out of rooms to assign.
• Corporate registration is like "Professional registration" for those who would like to support DebConf even more, perhaps by a company or university sponsoring the registration fee. The cost of this registration is USD 1300 or €1000 (per week). This category will close once we run out of rooms to assign.

There is no automatic email confirmation, but you will receive an email confirmation before DebConf. If you close the registration page, and reopen it, you can verify your registration. Please do this and verify your data as our conference management system has been known to improperly save sometimes. Please double check everything! Remember to select at least the "I want to attend this conference" checkbox or your registration won't be valid.

If you would like to make an additional donation to DebConf, follow the instructions at the payments page. You may request an invoice for this, and the invoice can be written for either a donation, or a professional registration fee.

If you would like an invoice for any part of a fee or donation made, please mail registration@debconf.org with:

• Names of attendee(s) and registration categories
• Organisation and address to be invoiced
• Whether you need a FFIS (Euro) or SPI (USD) invoice
• List of payments/donations made and how you would like them recorded.

DebCamp

DebCamp is a smaller, less formal event than the main conference, giving an opportunity for group work on Debian projects. It will again be held in the week before DebConf, from Sunday 1 July till Saturday 7 July 2012. In an effort to make DebCamp a little more organized we ask everyone who wants to attend DebCamp this year to fill in an additional text field describing their work plans for the DebCamp.

If you would like to get a sponsorship for DebCamp, you must fill out a Debian-related work plan in the appropriate field.

Professional and Corporate attendees are charged their registration fee again for DebCamp (USD 650 / €500). For example, a professional attendee attending both DebCamp and DebConf would be charged USD 1300 / € 1000 total for the two weeks. If you would like to be sponsored for DebCamp instead, please mail us.

Sponsored registration

When registering for DebConf12, attendees can choose between paying by themselves or having sponsored food and/or accommodation. Sponsored food and/or accommodation helps DebConf to cover the costs of your staying. However, applying for sponsored stay does not necessarily mean you will get it; you will be notified on time. Anyway you must register for this category before 15 May 2012.

Travel sponsorship

We hope to obtain enough sponsorship to help some people attend who would not be able to pay for their own travel. We intend to allocate travel sponsorship money between before the end of May. If you would like to apply for travel sponsorship, please fill in as much information as you can on the registration pages. Even if you have not arranged your travel when you apply for sponsorship, we need to know which days you intend to spend at the conference.

If you would like to apply for travel sponsorship, please fill in as much information as you can on the all registration pages. Even if you have not arranged your travel when you apply for sponsorship, we need to know which days you intend to spend at the conference. You apply for travel sponsorship on the "Travel" tab.

So that we may use scarce travel sponsorship funds where they are most needed, please pay as much of your own travel costs as you can afford, and consider any savings available through SkyTeam Global Meetings when pricing your flights for sponsorship purposes (add link with informations).

We will make travel sponsorship reimbursements as soon as possible, but unfortunately, in the past this reimbursement has sometimes only been possible quite long after DebConf.

The deadline for travel sponsorship applications is 15 May 2012.

Invitation letters

In case you need a invitation letter please send your request to visa@debconf.org and make sure to include your full name, passport number and expiration date as well as you physical address.

Additional informations

If you require accommodations for a disability, or have any other needs we can help with, please mail us at registration@debconf.org.

DebConf is committed to a safe environment for all participants. All attendees are expected to treat all people and facilities with respect and help create a welcoming environment. If you notice behavior that fails to meet this standard, please speak up and help to keep DebConf as respectful as we expect it to be.

If you are harassed and requests to stop are not successful, or notice a disrespectful environment, the organizers want to help. Please contact us at antiharassment@debian.org. We will treat your request with dignity and confidentiality, investigate, and take whatever actions appropriate. We can provide information on security, emergency services, transportation, alternative accommodations, or whatever else may be necessary. If mediation is not successful, DebConf reserves the right to to take action against those who do not cease unacceptable behavior.

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Inscripción para el DebConf12

Para inscribirse en el DebConf12 primeramente cree una cuenta (las cuentas utilizadas en años anteriores aún son válidas) y luego proceda a realizar el proceso de inscripción para el DebConf12. La inscripción para el DebConf12 es gratuita. Sin embargo, los asistentes deberán pagar los gastos de estadía y alimentación o pueden aplicar por algún patrocinio que les financie su asistencia.

Si tiene alguna pregunta relacionada con el proceso de inscripción, por favor envíe un correo electrónico a la siguiente dirección: registration@debconf.org. Por favor visite las páginas de Viajes y Visas para obtener más información sobre Visas.

La inscripción para el DebConf12 queda abierta desde el 12 de Abril del 2012 y la fecha límite para obtener patrocinio de los gastos de alimentación y alojamiento es el 15 de Mayo del 2012. El proceso básico de inscripción para el DebConf12 no cerrará.

Instrucciones sobre el proceso de Inscripción

Una vez que haya iniciado sesión, por favor complete como mínimo la información solicitada en las secciones 'General', 'Contacto' y 'Viaje', las cuales puede encontrar a través del botón "Detalles de Inscripción" que se encuentra en la barra ubicada a la izquierda de la página. Por favor preste especial atención a las cajas 'DebConf' y 'DebCamp' ubicadas en la sección 'General'. Es necesario que seleccione al menos la opción 'Yo quiero ir a esta Conferencia', de lo contrario su inscripción no será válida.

Existen cuatro (4) categorias de inscripción para el DebConf12:

• New categories!
• Inscripción patrocinada, esta categoría incluye patrocinio de los gastos de alimentación y/o alojamiento. Debe registrarse en esta categoría a más tardar el 15 de Mayo del 2012. En esta categoría usted puede ayudar a cubrir el costo de su asistencia realizando una donación para cubrir los gastos de alojamiento o puede pagar por sus tiquetes de alimentación en el sitio. Trataremos de ofrecer una inscripción patrocinada a todas las personas interesadas que lo soliten.
• Inscripción básica, esta categoría incluye la asistencia a la conferencia. Sin embargo, usted debe encargarse de gestionar su alojamiento y costear los gastos de alimentación en el lugar.
• Inscripción Profesional, esta categoría incluye la asistencia al Debconf durante toda la semana, así como los gastos de alimentación y alojamiento en nuestros hoteles. El costo de esta inscripción es de $650 (USD) o €500 (Euros). Esta categoría cerrará una vez que se agoten la cantidad de habitaciones disponibles para el evento.
• Inscripción Corporativa, esta categoría es para aquellos que desean apoyar al Debconf un poco más, tal vez una empresa o universidad dispuestas a patrocinar la cuota de inscripción. El costo de esta inscripción es de $1300 (USD) o €1000 (Euros). Esta categoría cerrará una vez que se agoten la cantidad de habitaciones disponibles para el evento.

No existe un sistema automático de confirmaciones por correo electrónico, pero usted recibirá un correo electrónico de confirmación antes del DebConf12. Por favor verifíque que sus datos de inscripción se encuentran correctamente registrados en el sistema. Usted puede hacer esto cerrando y volviendo a abrir la página de inscripción, nuestro sistema de administración ha fallado algunas veces en el pasado por lo tanto es mejor que haga una segunda revisión de manera completa. Recuerde que debe como mínimo seleccionar la opción 'Yo quiero ir a esta Conferencia', de lo contrario su inscripción no será válida.

Si usted desea hacer alguna donación adicional al DebConf, siga las instrucciones en la página de Pagos y Donaciones. Usted puede solicitar un comprobante o factura por el pago de la cuota de inscripción o donación, si así lo desea.

Si desea una factura para cualquier pago o donación, por favor envíe un correo electrónico a la siguiente dirección: registration@debconf.org con la siguiente información:

• Nombre de la(s) persona(s) asistente(s) y la categoría de inscripción.
• Nombre y dirección de la organización que necesita la factura.
• Especifique si necesita una factura de la FFIS (Euros) o del SPI (Dólares Americanos).
• La lista de pagos o donaciones hechos por usted, que le gustaría incluir en la factura.

DebCamp

El DebCamp es un evento más pequeño e informal en comparación al evento principal, lo que abre una gran oportunidad para el trabajo de grupo en los proyectos de Debian. El DebCamp se realizará, nuevamente, la semana antes del DebConf, del 1 al 7 de Julio del 2012. En un esfuerzo por tratar de hacer un DebCamp un poco más organizado, estamos solicitandole a las personas que quieran asistir al DebCamp, completar un campo de texto adicional en el que nos puedan comentar sus planes para el Campamento.

Si usted necesita un patrocinio para el DebCamp, debe llenar un plan de trabajo relacionado a Debian y el campo apropiado.

Los asistentes Corporativos y Profesionales que deseen asistir al DebCamp, deben cancelar la cuota de inscripción para el DebCamp (U$ 650 / U$ 1300). Por ejemplo, un asistente profesional que participa en el DebCamp y en el DebConf, deberá cancelar un total de U$1300 (Mil trescientos dólares Americanos) por las dos semanas. Si necesita patrocinio para el DebCamp, por favor envíenos un correo electrónico.

Inscripción patrocinada

Cuando los asistentes se registran para el DebConf12, pueden escoger entre costear sus propios gastos o solicitar un patrocinio para cubrir los gastos de alimentación y/o alojamiento. Comida y/o alojamiento patrocinados, significa que DebConf le va a ayudar a cubrir el costo de su estadía. Sin embargo, aplicar para recibir un patrocinio no necesariamente significa que lo va a obtener; usted recibirá una notificación a tiempo. Recuerde que debe registrarse para esta categoría antes del 15 de Mayo del 2012.

Patrocinio de Viajes

Esperamos obtener suficiente patrocinio para ayudar a asistir al evento a algunas personas que no puedan pagar su viaje. La esperanza es poder destinar dinero al patrocinio de viajes entre Abril y Junio. Reembolsaremos el dinero correspondiente al patrocinio de viajes tan pronto nos sea posible, desafortunadamente en eventos pasados, este reembolso algunas veces ha sido posible solamente algún tiempo luego del DebConf.

Si usted desea aplicar por un patrocinio de viaje, por favor complete la mayor cantidad de información posible en las páginas de inscripción. Incluso si usted no ha organizado su viaje cuando aplique por el patrocinio, necesitamos saber cuáles días pretende estar en la Conferencia. Usted puede aplicar por el patrocinio de Viaje en la sección de "Viaje"

La fecha límite para la aplicación de patrocinios es el 15 de Mayo del 2012.

Cartas de invitación

En caso de necesitar una carta de invitación, envié su solicitud a registration@debconf.org y asegúrese de incluir su nombre completo, número de pasaporte, fecha de expiración del pasaporte y su dirección física.

Información adicional

Si necesita alojamiento para una discapacidad o tiene alguna otra necesidad en la que le podamos ayudar, por favor envíenos un correo electrónico a la siguiente dirección: registration@debconf.org.

DebConf esta comprometido a tener un ambiente seguro para todos los participantes. Se espera que todos los participantes traten a todas las personas e instalaciones con respeto y ayuden a crear un ambiente acogedor. Si usted nota un comportamiento que no cumple con este estandar, por favor comuníquelo a lxs organizadorxs, ayude a mantener el DebConf tan lleno de respeto como todos esperamos.

Si usted sufre de algún tipo de acoso y las solicitudes para detener esa práctica no tienen su fruto o nota un ambiente poco respetuoso, los organizadores queremos ayudarle. Por favor contáctenos en la siguiente dirección de correo electrónico: antiharassment@debian.org. Trataremos su solicitud con dignidad y confidencialidad, investigaremos y tomaremos cualquier acción apropiada. Podemos proporcionar información sobre seguridad, servicios de emergencia, transporte, alojamientos alternativos o cualquier cosa que sea necesaria. Si la mediación no es exitosa, DebConf se reserva el derecho a tomar acciones en contra de quién no cese cualquier comportamiento inaceptable.