DebConf17/Meetings/2016-04-15

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Rencontre tenue à Maisonneuve, le 15 avril 2016 à 17h00 heure de l'Est.

Contents

[edit] Présences

Martin, Romain (billux), Tiago (tvaz), Louis-Philippe (pollo), Jérôme (lavamind)

[edit] Ordre du jour

  1. Visite des lieux
  2. Négociations avec Maisonneuve (contrat de location)
  3. Négociations avec Chartwells + autre traiteur
  4. Rôles dans l'équipe
  5. Outils de travail
  6. Arrangement des dortoirs
  7. Prochaine réunion
  8. Bière!

[edit] Notes

[edit] Visite des lieux

Proposition pour les salles:

  • Kiosques:
    • Foyer
  • Front desk:
    • Salle d'exposition (~30 pers)
  • Salles de conférence :
    • Salle Sylvain Lelièvre (talk room #1) (585 personnes)
    • Vivoir (talk room #2) (300 à 400 personnes)
    • Salon (talk room #3) (100 à 150 personnes)
  • Hacklabs:
    • Salle de socialisation (~40 pers)
    • Ancienne salle du personnel (60 pers)
  • BoFs, sprints, etc.
    • 5 salles au E-2000 (30 à 50 pers chaque)
  • Daycare
    • 1 salle au E-2000 (30 à 50 pers)
  • NOC + Videoteam
    • 1-2 salle au B-2000 (30 à 50 pers chaque)
  • Dortoirs
    • E-1000, E-3000, E-4000 (30 à 50 pers chaque -- nous logerons 8-10 max)
  • Aire de détente
    • Jardin intérieur (~tout le monde)

Capacité des salles principales: http://www.cmaisonneuve.qc.ca/campus-installations/location-de-salles/

#action Jérôme va mettre à jour la page du wiki

[edit] Négociations avec Maisonneuve

Points à valider avec le service des locations:

  • Permis d'alcool (fournisseur, lieux de consommation, etc.)
  • Accès aux casiers
  • Lieu alternatif pour repas si on prend un traiteur externe
  • Droit d'accès au soccer... (avec le camp de jour?)
  • Usage du stationnement pour repas, etc.
  • Échéancier pour signer un contrat
  • Disponibilité de paravents pour séparation dans chambres
  • Modalités de paiement
  • Modalités de modification du contrat (ajout/retrait de salles, etc.)
  • Chaises coussinées pour vivoir/salon?
#action Jérôme va organiser une recontre avec Maisonneuve pour clarifier des points dans les deux prochaines semaines

Délégués pour rencontre la semaine du 18 avril avec Maisonneuve:

  • Jérôme
  • une autre personne

Dates:

  • Idéalement les 2 premières semaines d'août
  • Sinon les 2 premières semaines de juillet

[edit] Négociations avec Chartwells + autre traiteur

LP a pris contact avec Chartwells pour demander une soumission officielle avec menus

  • on va pouvoir avoir de la vaiselle réutilisable
  • OK pour options végé/vegan/gluten-free

Autre points à clarifier:

  • Style buffet ou style cafétéria?
  • Allergènes (ex. sésame, arachides, noix...)
#action LP fait le suivi avec Chartwells

Pour option traiteur local

  • Voir auprès des organismes du quartier pour recommandations
  • Tiago (à partir de mai)

[edit] Rôles dans l'équipe

On commence à remplir le rôles tranquillement dans le wiki

Après DC16 on fera un retour pour s'assurer que les postes sont tous comblés.

#action Martin va envoyer sur la liste les 3 derniers Final Report (DC15, DC14, DC13)

[edit] Outils de travail

#action Romain va nous monter une instance de Kanboard pour la gestion des tâches https://kanboard.net/
#action Romain vous aussi nous mettre en place une instance ownCloud
#action Louis-Philippe va envoyer un how to à Romain & Martin pour installer ownCloud

On va continuer d'utiliser le dépôt git pour les documents publics plus officiels (ex. contrats)

#action Tiago va organiser une rencontre de brainstorm IRC avec Valessio pour un logo

[edit] Arrangement des dortoirs

Faire un suivi sur les frais de livraison (le cas échéant) pour les lits de camps auprès de la croix rouge

#action Jérôme va mettre le document de réservation Croix-Rouge sur git

Réfléchir sur les types de salle:

  • Famille
  • Party
  • Couche-tôt
  • Non-mixte (femmes + queer & trans inclusive)

Literie

  • Location de sacs de couchage + oreillers (MEC?)
  • Québec Linge
  • Pharmacie (savon, brosses à dents, dentifrices, bouchons pour les oreilles, etc.)

Séparations dans les classes

  • paravents du collège?
  • location de paravents?
  • Juste un coin pour se changer ou séparation individuelles?

[edit] Prochaine réunion

Une recontre IRC

#action Louis-Philippe va faire un sondage pour le mois prochain
#action Tiago va mettre en ligne les notes
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