DebConf17/Meetings/2016-04-15

Rencontre tenue à Maisonneuve, le 15 avril 2016 à 17h00 heure de l'Est.

Présences

Martin, Romain (billux), Tiago (tvaz), Louis-Philippe (pollo), Jérôme (lavamind)

Ordre du jour

1. Visite des lieux
2. Négociations avec Maisonneuve (contrat de location)
3. Négociations avec Chartwells + autre traiteur
4. Rôles dans l'équipe
5. Outils de travail
6. Arrangement des dortoirs
7. Prochaine réunion
8. Bière!

Notes

Visite des lieux

Proposition pour les salles:

• Kiosques:
  • Foyer
• Front desk:
  • Salle d'exposition (~30 pers)
• Salles de conférence :
  • Salle Sylvain Lelièvre (talk room #1) (585 personnes)
  • Vivoir (talk room #2) (300 à 400 personnes)
  • Salon (talk room #3) (100 à 150 personnes)
• Hacklabs:
  • Salle de socialisation (~40 pers)
  • Ancienne salle du personnel (60 pers)
• BoFs, sprints, etc.
  • 5 salles au E-2000 (30 à 50 pers chaque)
• Daycare
  • 1 salle au E-2000 (30 à 50 pers)
• NOC + Videoteam
  • 1-2 salle au B-2000 (30 à 50 pers chaque)
• Dortoirs
  • E-1000, E-3000, E-4000 (30 à 50 pers chaque -- nous logerons 8-10 max)
• Aire de détente
  • Jardin intérieur (~tout le monde)

Capacité des salles principales: http://www.cmaisonneuve.qc.ca/campus-installations/location-de-salles/

#action Jérôme va mettre à jour la page du wiki

Négociations avec Maisonneuve

Points à valider avec le service des locations:

• Permis d'alcool (fournisseur, lieux de consommation, etc.)
• Accès aux casiers
• Lieu alternatif pour repas si on prend un traiteur externe
• Droit d'accès au soccer... (avec le camp de jour?)
• Usage du stationnement pour repas, etc.
• Échéancier pour signer un contrat
• Disponibilité de paravents pour séparation dans chambres
• Modalités de paiement
• Modalités de modification du contrat (ajout/retrait de salles, etc.)
• Chaises coussinées pour vivoir/salon?

#action Jérôme va organiser une recontre avec Maisonneuve pour clarifier des points dans les deux prochaines semaines

Délégués pour rencontre la semaine du 18 avril avec Maisonneuve:

• Jérôme
• une autre personne

Dates:

• Idéalement les 2 premières semaines d'août
• Sinon les 2 premières semaines de juillet

Négociations avec Chartwells + autre traiteur

LP a pris contact avec Chartwells pour demander une soumission officielle avec menus

• on va pouvoir avoir de la vaiselle réutilisable
• OK pour options végé/vegan/gluten-free

Autre points à clarifier:

• Style buffet ou style cafétéria?
• Allergènes (ex. sésame, arachides, noix...)

#action LP fait le suivi avec Chartwells

Pour option traiteur local

• Voir auprès des organismes du quartier pour recommandations
• Tiago (à partir de mai)

Rôles dans l'équipe

On commence à remplir le rôles tranquillement dans le wiki

• https://wiki.debconf.org/wiki/DebConf17/LocalTeamRoles

Après DC16 on fera un retour pour s'assurer que les postes sont tous comblés.

#action Martin va envoyer sur la liste les 3 derniers Final Report (DC15, DC14, DC13)

Outils de travail

#action Romain va nous monter une instance de Kanboard pour la gestion des tâches https://kanboard.net/

#action Romain vous aussi nous mettre en place une instance ownCloud
#action Louis-Philippe va envoyer un how to à Romain & Martin pour installer ownCloud

On va continuer d'utiliser le dépôt git pour les documents publics plus officiels (ex. contrats)

#action Tiago va organiser une rencontre de brainstorm IRC avec Valessio pour un logo

Arrangement des dortoirs

Faire un suivi sur les frais de livraison (le cas échéant) pour les lits de camps auprès de la croix rouge

#action Jérôme va mettre le document de réservation Croix-Rouge sur git

Réfléchir sur les types de salle:

• Famille
• Party
• Couche-tôt
• Non-mixte (femmes + queer & trans inclusive)

Literie

• Location de sacs de couchage + oreillers (MEC?)
• Québec Linge
• Pharmacie (savon, brosses à dents, dentifrices, bouchons pour les oreilles, etc.)

Séparations dans les classes

• paravents du collège?
• location de paravents?
• Juste un coin pour se changer ou séparation individuelles?

Prochaine réunion

Une recontre IRC

#action Louis-Philippe va faire un sondage pour le mois prochain
#action Tiago va mettre en ligne les notes